Учёт в таблице · 6 минут
Остаток — это снимок.
Журнал объясняет движение.
Если в файле есть только текущие количества, нельзя понять, когда товар пришёл, почему уменьшился остаток и в какой строке появилась ошибка. Для этого нужен журнал: одна строка на одно движение.
Редакция ДокиДепо · 16 сентября 2026 · Учебный порядок, не бухгалтерский документ.
Две таблицы отвечают на разные вопросы
| Что хранится | На какой вопрос отвечает | Чего не доказывает |
|---|---|---|
| Снимок остатков | Сколько товара указано сейчас? | Из каких приходов и расходов получилось число. |
| Журнал движений | Когда и почему остаток менялся? | Физическое наличие товара без пересчёта. |
Обе таблицы могут быть полезны. Но если нужно восстановить остаток за период, заметить минус в истории или проверить расход, начинайте с журнала, а не с последней цифры.
Минимальная структура журнала
Для простого расчёта нужны дата, операция, текстовый код товара, единица и количество. Название, минимум и документ помогают читать запись, но не заменяют эти обязательные факты.
Дата;Операция;Артикул;Название;Единица;Количество;Минимум;Документ 2026-09-01;Начальный остаток;001;Кофе в зёрнах;шт;12;5;Старт 2026-09-03;Приход;001;Кофе в зёрнах;шт;18;5;Поставка-17 2026-09-05;Расход;001;Кофе в зёрнах;шт;4;5;Заказ-101
Этот пример учебный. Код 001 остаётся текстом: Excel не должен превратить его в 1. Количество указывают в одной единице для одного кода; килограммы и штуки нельзя сложить без отдельного правила пересчёта.
Одна строка — одно изменение
- Начальный остаток. Для каждого товара одна начальная строка, первая по дате и порядку.
- Приход. Поставка, возврат или другое подтверждённое увеличение записывается отдельно.
- Расход. Продажа, отгрузка или списание не склеиваются с приходом в одну итоговую строку.
- Документ. Оставьте номер заказа, поставки или другую понятную ссылку на основание. Таблица не умеет сама доказать, что строка не продублирована.
Текущий остаток получается так: начальный остаток + приход − расход. Если расчёт временно уходит ниже нуля, поздняя строка прихода не объясняет сам разрыв: проверьте дату, источник и порядок движений.
Когда короткой таблицы недостаточно
Не смешивайте в одном итоговом числе товар разных владельцев, партий, адресов, состояний или доступности. Для такого запаса нужны отдельные разрезы и контролируемые движения в складской системе. Простая таблица также не создаёт бухгалтерский акт, не рассчитывает страховой запас и не распознаёт повтор документа автоматически.
Если есть физический пересчёт, сравните журнал с фактом отдельно. Отсутствующая строка пересчёта не означает ноль: сначала выясните, товар пропустили или действительно не нашли.
Разобрать пропуск при пересчёте →Проверьте свой журнал
Вставьте таблицу в расчёт. Он проверит обязательные колонки, единицы, начальные остатки и отрицательный запас в истории, затем выдаст остатки, CSV для сверки или основу закупки. Исходный файл не отправляется на сервер.
Рассчитать остатки по движениям →
Что сделать после расчёта
Сначала подтвердите остатки пересчётом, затем задавайте минимум, цель, товар в пути и упаковку для закупки. Скорость продаж и пополнение — отдельные вопросы: не подставляйте весь складской расход вместо продаж в расчёте оборачиваемости.
Основание материала
Материал объясняет формат журнала, который принимает инструмент остатков ДокиДепо. Пример вымышленный; статья не является клиентским кейсом, юридической формой или заменой складского учёта.