Учёт в таблице · 6 минут

Журнал движения товаров:
как восстановить остаток

Если в файле есть только текущие количества, нельзя понять, когда товар пришёл, почему уменьшился остаток и в какой строке появилась ошибка. Для этого нужен журнал: одна строка на одно движение.

Редакция ДокиДепо · Обновлено 1 октября 2026 · Учебный порядок, не бухгалтерский документ.

Две таблицы отвечают на разные вопросы

Обе таблицы могут быть полезны. Но если нужно восстановить остаток за период, заметить минус в истории или проверить расход, начинайте с журнала, а не с последней цифры.

CSV и книга Excel — не одно и то же

CSV хранит одну плоскую таблицу без формул, нескольких листов, оформления и типов ячеек книги. Он удобен для переноса журнала между системами, но требует явного разделителя, кодировки и формата даты. Файл XLSX может содержать несколько листов и формулы; перед импортом выберите нужный лист, замените формулы их значениями и проверьте, что коды с ведущими нулями остались текстом. Онлайн-расчёт принимает вставленный текст, CSV или TSV; книгу XLSX он напрямую не читает. Не переименовывайте XLSX в CSV: это не преобразует формат.

Минимальная структура журнала

Для простого расчёта нужны дата, операция, текстовый код товара, единица и количество. Название, минимум и документ помогают читать запись, но не заменяют эти обязательные факты.

Дата;Операция;Артикул;Название;Единица;Количество;Минимум;Документ
2026-09-01;Начальный остаток;001;Кофе в зёрнах;шт;12;5;Старт
2026-09-03;Приход;001;Кофе в зёрнах;шт;18;5;Поставка-17
2026-09-05;Расход;001;Кофе в зёрнах;шт;4;5;Заказ-101

Скачать именно этот журнал CSV →

Этот пример учебный. Код 001 остаётся текстом: Excel не должен превратить его в 1. Количество указывают в одной единице для одного кода; килограммы и штуки нельзя сложить без отдельного правила пересчёта.

Одна строка — одно изменение

1. Начальный остаток. Для каждого товара одна начальная строка, первая по дате и порядку.
2. Приход. Поставка, возврат или другое подтверждённое увеличение записывается отдельно.
3. Расход. Продажа, отгрузка или списание не склеиваются с приходом в одну итоговую строку.
4. Документ. Оставьте номер заказа, поставки или другую понятную ссылку на основание. Таблица не умеет сама доказать, что строка не продублирована.

Текущий остаток получается так: начальный остаток + приход − расход. Если расчёт временно уходит ниже нуля, поздняя строка прихода не объясняет сам разрыв: проверьте дату, источник и порядок движений.

Когда короткой таблицы недостаточно

Не смешивайте в одном итоговом числе товар разных владельцев, партий, адресов, состояний или доступности. Для такого запаса нужны отдельные разрезы и контролируемые движения в складской системе. Простая таблица также не создаёт бухгалтерский акт, не рассчитывает страховой запас и не распознаёт повтор документа автоматически.

Проверьте свой журнал

Вставьте таблицу в расчёт. Он проверит обязательные колонки, единицы, начальные остатки и отрицательный запас в истории, затем выдаст остатки, CSV для сверки или основу закупки. Исходный файл не отправляется на сервер.

Рассчитать остатки по движениям →

Что сделать после расчёта

Сначала подтвердите остатки пересчётом, затем задавайте минимум, цель, товар в пути и упаковку для закупки. Скорость продаж и пополнение — отдельные вопросы: не подставляйте весь складской расход вместо продаж в расчёте оборачиваемости.

Продолжить учёт в своём складе

Когда с одними товарами работают несколько сотрудников, начните отдельный склад. В инструменте остатков действие «Проверить карточки в складе» передаёт артикулы, названия и единицы в предпросмотр после входа. Расчётные количества не становятся остатками автоматически.

Для рабочего старта опубликуйте места, проверьте карточки и партии, затем внесите фактический пересчёт по каждому адресу и отдельно утвердите результат. Карточки, партии и факт можно подготовить файлами CSV или XLSX внутри своего склада. Старый журнал сохраняйте как архив.

Первое подтверждённое перемещение проверьте в разделе «Отчёты», в отчёте «Движение». Например, если из одного адреса в другой перенесли 2 коробки товара с артикулом 001, строка журнала показывает 2 коробка, номер документа, оба адреса, время и ID сотрудника. Артикул с ведущими нулями и единицу проверяйте отдельно.

Если после отправки перемещения пропал ответ сервера, это не доказывает отмену движения. Терминал сохраняет исходную команду: при повторном открытии он проверяет её с тем же ключом. Пока результат неизвестен, действие «Проверить результат» заменяет отмену; не переносите те же 2 коробки физически второй раз. Только достоверно неотправленную команду можно удалить локально. После подтверждения проверьте единственное движение в журнале. Закрытие страницы или смена идентификатора устройства не должны создавать новую команду; восстановление требует входа в ту же организацию тем же сотрудником и доступного локального хранилища.

После выхода и входа другим сотрудником или в другую организацию сохранённая команда не появляется в новой очереди и не отправляется от имени нового пользователя. Пустая очередь другого сотрудника не подтверждает отмену прежнего движения. Вернитесь в исходный аккаунт и организацию в том же браузере, откройте терминал и проверьте результат. Если локальное хранилище очищено, сначала найдите движение в серверном журнале; отсутствие браузерной команды не разрешает повторять физическое перемещение.

После утверждённого пересчёта настройте пополнение в единице карточки. Учебный пример: у артикула 001 осталось 7 коробок, точка заказа — 8, целевой запас — 16. Рекомендация составит 9 коробок; она сама не меняет остаток. Перед сохранением заказа проверьте товар, владельца, единицу и адрес приёмки. Для пересчёта с несколькими строками выберите нужный товар вручную.

Каждую часть поставки подтверждайте отдельно. Если по заказу на 9 коробок сначала поступили 3 пригодных и 2 повреждённых, затем ещё 1 повреждённая, после исходных 7 коробок получится 13 всего, 10 доступных и 3 повреждённых. Недопоставка по заказу составит 3 коробки. Акт второй части сверяет её собственную накладную на 1 коробку: факт — 1 повреждённая, недопоставка этой части — 0. Эти два основания нельзя смешивать. Проверьте части и расхождения в истории приёмки; порядок приёмки и оформления расхождений →.

Единица строки сохранена в учётной позиции исходного движения. Открытие журнала и перезагрузка страницы не проводят товар повторно. Названия товара и адресов показаны по текущим справочникам; старый Excel остаётся отдельным архивом. Журнал движений и расчёт остатков в таблице служат разным шагам: сначала подтверждённый учёт, затем проверка истории.

Как перенести свои товары в склад →

Основание материала

Материал объясняет формат журнала, который принимает инструмент остатков ДокиДепо. Пример вымышленный; статья не является клиентским кейсом, юридической формой или заменой складского учёта.