Инвентаризация · 9 минут
Инвентаризация склада:
подготовка, пересчёт, разбор расхождений
Инвентаризация начинается с физического пересчёта в согласованной зоне и моменте. Учёт показывает ожидание. Сначала соберите факт, затем сравните его с учётом и разберите причину расхождения.
В этой инструкции
Редакция ДокиДепо · обновлено 30 сентября 2026 · Учебный порядок
Что будет на выходе
Не один итог «всё сходится», а список строк с понятным состоянием: совпадает, есть разница или факт ещё не подтверждён. Такой список можно передать на повторную проверку, не превращая неполный пересчёт в изменение остатка.
Он описывает операционный порядок работы с товарами и таблицами. Оформление, сроки, роли и утверждение результатов определяются правилами вашей организации.
1. Зафиксируйте границы проверки
До листа согласуйте склад или зону, набор адресов, момент учёта и товарные разрезы. Не смешивайте товары двух владельцев, партий или состояний только потому, что они стоят рядом. Если одна часть склада продолжает отгружать товар, результат другой части не означает остаток всего склада.
Подготовка · без регистрации
Какие адреса пересчитать за доступное время
При выборочной, или циклической, инвентаризации проверяют отдельные адреса по выбранному порядку. Укажите известные даты, периодичность и оценку времени на адрес целиком. План покажет, что взять сейчас, чему нужно отдельное окно и каких данных не хватает.
Выборочная проверка не подтверждает остаток всего склада. План не меняет учёт и не заменяет фактический пересчёт: до его начала согласуйте границы и текущие движения.
Как выбираются адреса
Сначала — отмеченные вами нерешённые расхождения, затем адреса с наступившим сроком: от самого просроченного. При одинаковом основании — по коду адреса. Это явное правило, а не оценка риска по названию товара или его цене.
Адрес берётся целиком, если его оценка времени помещается в остаток бюджета. Более долгий адрес остаётся видимым: выделите другое окно или измените план. Следующий короткий адрес можно взять, но он не закрывает пропущенную проблему. Активные пересчёты не создаются повторно.
Без даты и интервала очередной срок неизвестен. Если вы отметили расхождение, его можно включить по известной длительности без выдуманной даты предыдущей проверки. CSV сохраняет все адреса, включая отложенные и неполные.
После выбора адресов подготовьте лист фактического пересчёта. Пустая строка факта остаётся неизвестной — она не становится нулём.
2. Подготовьте лист без учётных количеств
В лист нужны признаки, по которым человек найдёт и отличит товар: код, название, единица, адрес, а при необходимости владелец, партия и состояние. Учётное количество не показывайте тому, кто считает, если задача — независимая проверка факта. Иначе найденное число легко подстроить под ожидание.
3. Считайте в той единице, которую указали
«6» коробов и «6» штук — разные результаты. Если в коробе 24 пачки, не меняйте единицу в середине листа. Когда нужна конвертация, сохраняйте правило упаковки отдельно и сверяйте его до расчёта разницы.
При загрузке факта в пересчёт ДокиДепо единица каждой строки файла должна совпадать с базовой единицей карточки товара. Регистр букв и пробелы по краям не учитываются, но «шт» и «шт.» считаются разными значениями. Количество не переводится из коробок в штуки. Пустая или отличающаяся единица хотя бы в одной строке блокирует перенос: исправьте файл и проверьте его заново. Если столбца единицы нет, предпросмотр показывает базовую единицу каждой карточки; подтвердите, что физический факт записан именно в ней. Предпросмотр и перенос факта в форму не меняют остатки. Если после ввода факта единица карточки изменилась, отправка результата остановится: проверьте карточку и заново подтвердите количество в актуальной единице.
4. Ноль записывается только после проверки
Пустая ячейка означает, что результата нет: строку могли пропустить, выгрузить не из той выборки или найти под другим кодом. Явный 0 означает, что нужный товар в согласованном месте проверили и не нашли. Эти два значения нельзя подменять друг другом.
Разбор трёх случаев — совпадение, подтверждённый ноль и пропуск — есть в материале «Пропущенная строка — не нулевой остаток».
Если конкретной партии нет в снимке, но вы физически проверили её отсутствие на выбранном адресе, укажите факт 0. Такая строка сохраняется в истории пересчёта с артикулом, партией и единицей; нулевое количество не создаёт движение запаса. Пустая необязательная строка означает, что факт по ней не внесён.
5. Сверьте факт с учётом
После завершения пересчёта сопоставьте две таблицы по устойчивому ключу. Код сам по себе иногда недостаточен: при необходимости включите единицу, владельца, партию, адрес или состояние. Разница равна факту минус учёт, но вычислять её можно только для сопоставленных и завершённых строк.
| Результат | Что он означает | Следующий шаг |
|---|---|---|
| Совпадает | Факт и учёт в одном разрезе одинаковы | Оставить как подтверждённую строку пересчёта |
| Расхождение | Есть две подтверждённые величины, но они различаются | Проверить адрес, единицу, движения и повторно пересчитать |
| Нужно проверить | Нет сопоставления или факт не подтверждён | Вернуться к листу, а не подставлять ноль |
6. Разбирайте расхождение до корректировки
Сначала ищите причину: другой адрес, неверный код, непроведённое перемещение, смена единицы, смешение владельцев или незавершённый пересчёт. Корректировка — отдельная документированная операция. Она не должна заменять проверку и не должна стирать исходный факт.
Одинаковая разница не означает одинаковую причину
| Что видно | Возможная причина | Проверка до корректировки |
|---|---|---|
| Учёт 10 шт, факт 8 шт | Расход 2 шт прошёл во время пересчёта | Сверить момент среза и журнал движений |
| Учёт 10 шт, факт 8 шт в A-01 | 2 шт перемещены в A-02 | Повторить поиск по соседним адресам и документу перемещения |
| Учёт 10 коробов, факт 8 коробов | Часть посчитана в штуках | Сверить единицу и коэффициент упаковки |
| В учёте есть строка, в факте пусто | Строку не посчитали или товар не нашли | Вернуть строку на проверку; не подставлять ноль |
Таблица расхождений показывает, где искать, но не доказывает недостачу и не выбирает корректировку автоматически.
Как свести пересчёт к одному времени
Учебный пример: в 09:00 выгрузка показывает 10 штук. В 09:05 документом отгрузили 2 штуки. В 09:10 сотрудник нашёл 8. Сравнение 8 с утренними 10 покажет −2, хотя потери нет.
- Сохраните исходный срез 09:00 и время пересчёта 09:10.
- Найдите документ расхода между этими моментами и проверьте, относится ли он к тому же товару, месту, владельцу и партии.
- Доведите расчётный срез до 09:10: 10 − 2 = 8. Теперь сравнение с фактом даёт 0.
- Не оформляйте повторное списание 2 штук ради первой разницы. Если движение нельзя подтвердить, оставьте строку на разбор.
Если остановить операции нельзя, назначьте порядок фиксации движений во время пересчёта до его начала.
Учебный разбор · числа остаются на устройстве
Проверьте разницу в одном моменте времени
Учебная модель одной строки, одна единица и один набор признаков запаса. Измените расход с 2 на 0, затем снимите подтверждение движений: одинаковые исходные 10 и фактические 8 дадут разные основания для решения.
Проверьте порядок на своей таблице
Скачайте инвентаризационную опись XLSX без учётных количеств, заполните подтверждённый физический факт и только после завершения пересчёта переходите к сверке. Инструмент показывает расхождения и неполные строки, но не меняет остатки в вашей системе.
Как продолжить частичный пересчёт со сканера
На складе ДокиДепо выберите режим «Пересчёт», подтвердите физический адрес, товар и точную партию. Партия подтверждается отдельно, даже если в справочнике есть только один подходящий вариант. Одинаковый код партии у разных владельцев требует ручной сверки: первый найденный вариант не выбирается за сотрудника.
Пример: вы пересчитали 2 штуки одной партии, но другую партию на этом адресе ещё не проверили. Сохраните накопленный факт и откройте документ пересчёта. Явно выберите доступный открытый документ того же адреса, затем перенесите факт: в нужной строке появится 2. Если факт другой партии ещё не вносили, её непроверенная строка останется пустой. Если в строке переносимой партии уже вручную введён другой факт, включая 0, перенос сообщит о конфликте и не заменит число. Ручной факт остальных партий сохраняется.
Черновик сканера и связанная форма сохраняются в браузере для текущей организации и сотрудника. Возврат и перезагрузка позволяют продолжить на том же устройстве; это не серверная копия и не передача другому сотруднику. Не очищайте данные браузера до передачи результата. Если сохранение не подтверждено, повторите ту же попытку через предложенное действие; новый факт не вводится поверх неизвестного исхода.
Если сервер уже принял пересчёт, а ответ потерялся или вы продолжили ввод до ответа, откройте Инвентаризация → Сохранённая форма в этом браузере. Там можно прочитать количества, исходные единицы, найденные строки и комментарий, в том числе после завершения последнего пересчёта. Это браузерная копия: она может совпадать с принятым фактом или содержать поздние изменения. Сверьте её с документом и историей; просмотр не отправляет результат повторно. Перед явным удалением копии сохраните нужные сведения. Изменение принятого факта оформляется отдельно с управляющим.
Проверьте оставшиеся позиции и явно внесите 0 только там, где физически проверили отсутствие. Передайте полный факт на проверку; расхождения утверждает сотрудник с соответствующими правами. Частичный черновик не меняет остатки. Если вы не видите доступный документ этого адреса, проверьте назначение с управляющим. Управляющий проверяет существующую инвентаризацию и при необходимости начинает новую через штатную форму; исполнителю нужно получить назначение. Сам переход со сканера не создаёт и не назначает документ.
Как найти и прочитать завершённый пересчёт
В ДокиДепо откройте Операции → История пересчётов. Найдите документ по номеру, адресу, артикулу, товару или партии. Поиск охватывает завершённые и отменённые пересчёты, включая старые документы, которых уже нет в активной работе.
В карточке сравните снимок, факт и разницу в одной единице. Это результат на момент проверки, а не текущий остаток: последующие приёмки, перемещения и отгрузки учитываются отдельно.
Совпало: снимок 10 шт, факт 10 шт
Разница — 0 шт. Пересчёт завершён без корректирующего движения. Нулевая разница не означает отсутствие документа; результат и передавший его сотрудник остаются в истории.
Утверждено: снимок 10 шт, факт 8 шт
Разница — −2 шт. У завершённой карточки с подтверждённой корректировкой есть документ движения. Раскройте «Участники, время и основание решения»: комментарий при передаче факта и решение по расхождениям показаны отдельно. Решение управляющего не заменяет исходный комментарий пересчётчика. Сама разница ещё не объясняет причину недостачи.
Отменено: снимок 10 шт, факт не передан
Факт остаётся неизвестным, разница не рассчитывается. Этот пересчёт не списывает 10 шт. Проверьте причину отмены; если пересчёт нужен, начните его заново с актуальным снимком.
У подтверждённого текста каждого этапа указаны событие, ID автора, текущее имя сотрудника, время этапа и время записи в журнале. Имя показано по текущему справочнику и не является историческим снимком. Причина отмены показана отдельно; при отмене после передачи факта его комментарий и количества сохраняются в истории.
«Комментарий не указан» означает, что в событии сохранён пустой текст. «Комментарий не сохранён или его источник не подтверждён» означает, что достоверного текста этапа нет. Отсутствующий старый комментарий не восстанавливается по решению управляющего или общему полю документа. Если текст общего поля прежнего формата сохранился, он явно обозначен отдельно и не выдаётся за подтверждённый комментарий этапа. Названия товаров и адресов берутся из текущих справочников, количества — из сохранённого пересчёта.
После завершённого пересчёта — закупка
Когда все фактические количества заполнены и один код не разделён по владельцу, партии, адресу или состоянию, результат можно передать в расчёт закупки. Передаются только код, название, единица и фактически пересчитанный остаток. Минимум, целевой уровень и упаковку задайте на следующем шаге.
Если хотя бы одна строка не посчитана, название конфликтует или один код относится к нескольким разрезам запаса, передача блокируется. Не объединяйте такие строки ради списка закупки: сначала разберите расхождение.
Связь с приёмкой
Пересчёт становится надёжнее, если при приёмке уже были записаны единица, идентификатор, владелец, партия, состояние и временное место. Начните цепочку с шести проверок приёмки, а не с попытки восстановить все сведения после расхождения.
Граница вывода
Совпадение таблиц не доказывает, что товар был физически пересчитан правильно: обе таблицы могут повторять одну ошибку. И наоборот, расхождение не доказывает недостачу до проверки области, ключей и движений. Материал не обещает юридического оформления, не создаёт документы и не меняет записи учёта.