Пересчёт · 8 минут
Пересчитать склад —
не переписать остаток
Пересчёт отвечает на вопрос, что физически нашли в согласованной зоне и моменте. Учёт отвечает на вопрос, что система ожидала увидеть. Сначала соберите факт, затем сравните его с учётом и разберите причину расхождения.
Редакция ДокиДепо · 14 сентября 2026 · Учебный порядок
Что будет на выходе
Не один итог «всё сходится», а список строк с понятным состоянием: совпадает, есть разница или факт ещё не подтверждён. Такой список можно передать на повторную проверку, не превращая неполный пересчёт в изменение остатка.
Он описывает операционный порядок работы с товарами и таблицами. Оформление, сроки, роли и утверждение результатов определяются правилами вашей организации.
1. Зафиксируйте границы проверки
До листа согласуйте склад или зону, набор адресов, момент учёта и товарные разрезы. Не смешивайте товары двух владельцев, партий или состояний только потому, что они стоят рядом. Если одна часть склада продолжает отгружать товар, результат другой части не означает остаток всего склада.
2. Подготовьте лист без учётных количеств
В лист нужны признаки, по которым человек найдёт и отличит товар: код, название, единица, адрес, а при необходимости владелец, партия и состояние. Учётное количество не показывайте тому, кто считает, если задача — независимая проверка факта. Иначе найденное число легко подстроить под ожидание.
3. Считайте в той единице, которую указали
«6» коробов и «6» штук — разные результаты. Если в коробе 24 пачки, не меняйте единицу в середине листа. Когда нужна конвертация, сохраняйте правило упаковки отдельно и сверяйте его до расчёта разницы.
4. Ноль записывается только после проверки
Пустая ячейка означает, что результата нет: строку могли пропустить, выгрузить не из той выборки или найти под другим кодом. Явный 0 означает, что нужный товар в согласованном месте проверили и не нашли. Эти два значения нельзя подменять друг другом.
Разбор трёх случаев — совпадение, подтверждённый ноль и пропуск — есть в материале «Пропущенная строка — не нулевой остаток».
5. Сверьте факт с учётом
После завершения пересчёта сопоставьте две таблицы по устойчивому ключу. Код сам по себе иногда недостаточен: при необходимости включите единицу, владельца, партию, адрес или состояние. Разница равна факту минус учёт, но вычислять её можно только для сопоставленных и завершённых строк.
| Результат | Что он означает | Следующий шаг |
|---|---|---|
| Совпадает | Факт и учёт в одном разрезе одинаковы | Оставить как подтверждённую строку пересчёта |
| Расхождение | Есть две подтверждённые величины, но они различаются | Проверить адрес, единицу, движения и повторно пересчитать |
| Нужно проверить | Нет сопоставления или факт не подтверждён | Вернуться к листу, а не подставлять ноль |
6. Разбирайте расхождение до корректировки
Сначала ищите причину: другой адрес, неверный код, непроведённое перемещение, смена единицы, смешение владельцев или незавершённый пересчёт. Корректировка — отдельная документированная операция. Она не должна заменять проверку и не должна стирать исходный факт.
Проверьте порядок на своей таблице
Инструмент ДокиДепо умеет собрать рабочий лист без учётных количеств и предварительно сравнить учёт с фактом. Он показывает расхождения и неполные строки, но не меняет остатки в вашей системе.
После завершённого пересчёта — закупка
Когда все фактические количества заполнены и один код не разделён по владельцу, партии, адресу или состоянию, результат можно передать в расчёт закупки. Передаются только код, название, единица и фактически пересчитанный остаток. Минимум, целевой уровень и упаковку задайте на следующем шаге.
Если хотя бы одна строка не посчитана, название конфликтует или один код относится к нескольким разрезам запаса, передача блокируется. Не объединяйте такие строки ради списка закупки: сначала разберите расхождение.
Связь с приёмкой
Пересчёт становится надёжнее, если при приёмке уже были записаны единица, идентификатор, владелец, партия, состояние и временное место. Начните цепочку с шести проверок приёмки, а не с попытки восстановить все сведения после расхождения.
Граница вывода
Совпадение таблиц не доказывает, что товар был физически пересчитан правильно: обе таблицы могут повторять одну ошибку. И наоборот, расхождение не доказывает недостачу до проверки области, ключей и движений. Материал не обещает юридического оформления, не создаёт документы и не меняет записи учёта.